Transition to Digital Government - What Are the Policies Required for National Archives?

Presentation to: Association of Latin-American Archivists

David Fricker
Director General, National Archives of Australia
President, International Council of Archives

Consistent with international trends in the uptake of digital technology, Governments around the world are adopting an "e-Government" policy as a means of providing businesses and citizens with better, more streamlined services.  Combined with related government strategies for Cloud, Digital by Default, Digital Economy and the Digital Transition Policy, there is now great pressure upon all many Government agencies to transform processes and information systems to "go digital".

Most discussion around e-Government is focused on the use of the Internet and agency ICT platforms to automate processes and services; however strategies and policies to assure the essential integrity of the underlying information resources, including records, are under-represented. 

To fill this policy gap, National Archives must play their role and consider a range of policy responses to protect and preserve important records in a much more rapid and complex digital environment.  In this presentation to the Association of Latin-American Archivists, ICA President David Fricker discusses three key areas of necessary reform for Government Records Management and Archives: Information Obsolescence, Professionalisation of Records and Information Management in the Government Sector, and the balance between personal privacy and government accountability in the digital age.

The speech was delivered in Spanish, and is reproduced below.

An english translation avaliable.

La transición al gobierno digital - ¿Qué políticas requieren los archivos nacionales?

por David Fricker
Presidente del Consejo Internacional de Archivos
Director general del Archivo Nacional de Australia


En primer lugar me gustaría dar las gracias a la

  • Dr. Jaime Antunes da Silva. Presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA)
  • Dra. Rocío Pazmiño Acuña, Directora del Archivo Nacional del Ecuador y Secretaria General del Comité Directivo
  • y el Ministerio de Cultura y Patrimonio del Ecuador

por la oportunidad de participar en este seminario.

Como ustedes saben yo esperaba estar con ustedes en persona, sin embargo, debido al mal tiempo no podía abordar mi vuelo a Quito, por lo tanto estoy apareciendo ahora en este video.

Esto me duele mucho, y espero poder visitar Latinoamérica el próximo año y poner remedio a esta situación lamentable.

Me gustaría hablar sobre gobierno digital, y qué significa esto para la comunidad de los archiveros y responsables de archivos.

El papel del Archivero

Los archiveros somos los guardianes de la memoria. Traemos el pasado al presente. Decidimos qué registros tienen valor perdurable y seleccionamos únicamente los muy pocos que han de ser preservados de forma permanente en nuestras instituciones.  Ponemos estas fuentes primarias a disposición del pueblo para que pueda comprender su pasado, entenderse a sí mismo y tomar decisiones sobre el futuro con conocimiento de causa. 

Y en calidad de archiveros del gobierno ejercemos nuestro oficio en el contexto de los valores democráticos de nuestra nación. Al ejercer nuestros tablas de valoración, políticas y otros poderes legislados, protegemos y preservamos registros para que el gobierno siga rindiendo cuentas, para proteger los derechos de los ciudadanos y preservar el conocimiento de nuestra historia.  Para defender los principios que determinan que los gobiernos son servidores del pueblo, y que el pueblo debe mantenerse integrado con su gobierno.

Estos parecen ser principios inmutables y constituir la base de las prácticas de larga data que deberían continuar mientras valoremos la rendición de cuentas e integridad democráticas del gobierno.

Pero están sucediendo muchas cosas.  El negocio de gobierno está cambiando y me atrevería a sugerir que el propio negocio de la democracia misma está cambiando. Y la mayoría de esto está relacionado con ese monstruo que las conferencias de gestión definen como disrupción digital.  Ésta es la tendencia mundial hacia el e-gobierno, que tiene profundas consecuencias para nuestra profesión, nuestro lugar en la maquinaria de gobierno y, en fin de cuentas, nuestra pertinencia como instituciones de memoria.

El e-gobierno

Es difícil encontrar una definición fidedigna de e-gobierno, pero en general se lo define como el uso de Internet y de las plataformas de tratamiento digital para facilitar las interacciones de los ciudadanos con el gobierno.

El e-gobierno tiene por objeto transformar los procedimientos y el negocio de gobierno y, en definitiva, volver a definir la relación entre cada uno de los ciudadanos y su gobierno.  Los gobiernos del mundo están adoptando políticas y programas que concretarán el potencial de las nuevas tecnologías para:

  • acelerar la economía digital,
  • brindar servicios gubernamentales en línea,
  • aumentar la transparencia de los organismos y proporcionar mayor acceso a datos útiles del sector público,
  • reducir el costo de las TIC gubernamentales mediante la eliminación de la duplicación y fragmentación, por medio de soluciones compartidas o de la nube.

Repercusiones para la política en materia de registros e información

Pero ¿qué significa esto para la comunidad de los archiveros y responsables de archivos?  ¿Cómo preservamos nuestras funciones de mantener al gobierno rindiendo cuentas, apoyar la toma de decisiones y formulación de políticas con conocimiento de causa, y proteger los derechos de la persona?  ¿Cómo nos vemos en la democracia del siglo XXI?

De hecho, todas las áreas de nuestras operaciones se están viendo afectadas, y cada una de las partes de nuestra actividad fundamental de recabar, preservar y brindar acceso, requerirá mayor desarrollo para que podamos desempeñar nuestro cometido.

Y nuestra verdadera obligación no se centra en el pasado o siquiera en el presente; los archiveros debemos siempre pensar en el futuro.

En esta presentación hoy, me gustaría centrarme en tres temas:

  • el riesgo de obsolescencia de la información;
  • profesionalización de la administración pública; y
  • la protección de datos personales.

Obsolescencia de la Información

El e-gobierno creará más registros; por cierto en un entorno digital es muy difícil hacer una transacción sin crear un registro.

Existe una diversidad inmensa de registros: desde los registros "declarados”, a los subproductos accidentales de la actividad comercial que brindan las pruebas esenciales que requiere la rendición de cuentas.  También tenemos registros creados puramente en metadatos y en plataformas de terceros.

Pese a que se puede argumentar que esto es positivo pues promete más registros como conocimientos y pruebas de actividad empresarial, el aspecto negativo es que dichos registros son sumamente vulnerables y frágiles.  Aquellos que merecen ser preservados deben ser incorporados a un entorno controlado desde el momento mismo de su creación, pasando a ser simultáneamente memoria organizacional y colectiva.

Obsolescencia técnica vs obsolescencia de la información

En mi opinión, se puede decir que en todas partes, en su trabajo cotidiano, los empleados públicos generalmente ven la información en un sentido puramente transaccional: como parte de una actividad única, algo que se consume para desempeñar una tarea o algo que se le proporciona a alguien bajo forma de asesoramiento.  Cuando usan los sistemas TIC no piensan en los datos valiosos que están creando sino más bien en el producto de software que se ven forzados a utilizar.  Como consecuencia de ello, los datos suelen "pertenecer" a una unidad organizacional o a un producto de software en particular.

Rara vez es posible utilizar los datos en otro sistema o compartirlos con alguna otra actividad comercial que no sean los que los crearon.  A la hora de remplazar el software nos enfrentamos al temido proyecto de migración de datos que descarta los datos que no se pueden manejar y convertir a una forma aceptada por el nuevo sistema.

Es ésta una terrible ironía.  Todos sabemos con certeza absoluta que los procedimientos comerciales llegan y desaparecen, y sabemos bien que el software y la tecnología se hacen obsoletos.

Pero también sabemos con el mismo grado de certidumbre que dentro de diez, veinte o cien años podríamos estar sacando un beneficio, obteniendo valor de la información que estos sistemas temporales están creando hoy.

Debemos fomentar una serie de valores diferente, valores que edifiquen el orgullo profesional asociado con la producción de “conocimientos” y no tanto de “procedimientos”.  Suelo observar que las instituciones públicas estos días están bajo constante presión: deben buscar eficiencia y recortar costos, lo cual generalmente trae aparejado el diseño de nuevos procedimientos.  No estoy en contra de ello; de hecho mi propia institución ha emprendido también este camino de mejora continua de procedimientos. Lo que quiero decir no obstante, es que esto está centrado casi totalmente en los procedimientos, y lo que necesitamos es centrarnos mucho más en la información.  El simple reconocimiento de que los buenos procedimientos crean información de calidad perdurable, y que la buena información de calidad perdurable es un requisito previo absoluto para los buenos procedimientos.

  • La obsolescencia técnica es algo positivo.  Implica progreso, renovación y mejora.
  • La obsolescencia de la información es algo negativo.  Implica falta de rendición de cuentas, pérdida de conocimientos corporativos y un empobrecimiento intelectual de la organización.

Para poder avanzar hacia una administración pública centrada en la información y crear registros que sobrevivan a la obsolescencia técnica, nuestras políticas de archivos deben aplicar los siguientes:

  • Normas para todos los sistemas y herramientas comerciales y TIC nuevos, que deben incorporar funciones de archivo de documentos.  La propia labor del CIA en este ámbito es muy valiosa.  ICA-REQ, que fue adoptada por la ISO como norma ISO 16175, Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficia electrónica….
  • normas para la interoperabilidad de los datos con miras a un intercambio y reutilización seguros, fiables y eficientes de la información digital entre los organismos
  • normas mínimas para metadatos, fijadas por los Archivos, de modo que el contenido digital se describa, sea compartible y reutilizable.

Profesionalización de la administración pública

La gestión de la información ya no es responsabilidad de un pequeño grupo de especialistas.  En cualquier organización, la mayoría del personal tiene alguna responsabilidad con respecto a la gestión de la información, y los gerentes superiores, el personal TIC y algunos gerentes comerciales tienen responsabilidades particularmente importantes.

Ello constituye una necesidad contundente y urgente de profesionalizar esta función del sector público, para garantizar que todos los funcionarios a quienes se confíe el registro público tengan la actitud, idoneidad y cualificación profesional necesarias para dicha tarea.

Pienso que los Archiveros Nacionales deben interesarse en esto para influenciar la conducta de los organismos gubernamentales en materia de archivo de registros y para asegurarse de que los registros se efectúen y mantengan para futuras generaciones.

Tenemos un papel legítimo en la promoción de la comprensión de las competencias y normas profesionales que requieren los empleados públicos, y una responsabilidad de apoyar el desarrollo de capacidades de gestión de registros. Debemos reconocer que no todo el personal tiene los mismos requisitos, tal vez examinando las idoneidades mínimas necesarias de:

  • todo el personal que maneja o crea registros,
  • los especialistas en TIC involucrados en el desarrollo y administración de sistemas y
  • los especialistas en gestión de información y registros que tienen responsabilidades especiales .

Los Archivos no siempre cuentan con todos los recursos necesarios para ello, en cuyo caso debemos explorar la posibilidad de alianzas con asociaciones profesionales e instituciones de educación para formular un programa de certificación verosímil y sostenible.

Acceso y Protección de Datos Personales

Y ahora permítanme pasar al tema del acceso. El motivo por el cual se preservan los registros, la razón de ser de los Archivos, es proporcionar acceso. Debemos mantenernos comprometidos con la prestación de este servicio público fundamental, pero como Archiveros nacionales somos bien conscientes de la necesidad de desempeñar esta función de manera responsable.  La indiferencia imprudente con respecto a la confidencialidad de los registros bajo nuestro cuidado tiene el potencial de causar grandes daños a la sociedad que servimos.

Con el creciente volumen de información bajo nuestro cuidado y la galopante demanda de acceso de todos los sectores de la sociedad, seguiremos perfeccionando políticas que traten la seguridad nacional, la confidencialidad y el derecho a la información de forma apropiada.

No obstante, pienso que el problema mayor que afrontaremos es la protección de datos.  A medida que el mundo avanza más en la Era de la información, la privacidad irá surgiendo como uno de los principales problemas internacionales del siglo XXI.

Y en calidad de instituciones con la singular responsabilidad de preservar la memoria, ello afectará profundamente a los Archivos y la labor que desempeñamos.

Considero que la privacidad es un derecho básico de la persona.  Todos esperamos que se respete nuestra privacidad y que nuestros datos personales se mantengan fuera del dominio público.  Se nos debería permitir proteger nuestra reputación personal y profesional.  Se nos debería proteger contra la vigilancia no autorizada de nuestras actividades privadas y contra las actividades criminales como el robo de identidad.

Pero examinemos también las obligaciones del gobierno.  Los gobiernos deben obrar para defender estos derechos y mantener a sus ciudadanos seguros.  Para desempeñar sus funciones, los gobiernos deben acumular registros sobre sus ciudadanos, y ello incluye información personal como datos de identidad, historial de viajes, antecedentes penales, historia clínica, direcciones y parentescos. De especial interés son los registros de los servicios policiales que pueden contener información privada compilada en apoyo de una investigación.

Suele argumentarse que la acumulación de estos registros es una invasión de la privacidad y que los gobiernos no tienen motivo para crear o mantener los registros.  Se escucha el argumento de que las personas tienen el "derecho al olvido" y que deberían poder decidir de qué modo se gestionan "sus" registros.

El argumento tiene mérito.  A medida que se acumulan más y más datos y se conectan a tecnología de grandes datos y motores de búsqueda más poderosos, las personas tienen buenos motivos para estar preocupadas.  Jamás ha sido tan grande el potencial de invasiones mayores a la privacidad, ni el daño eventual que pueden causar semejantes infracciones.

Pero ésta es sólo una de las caras de la moneda. No podemos perder de vista la otra razón por la cual se llevan los registros.  Una razón muy importante: la rendición de cuentas; en este caso la gestión responsable del gobierno.

Debemos preservar los registros para mantener la memoria y las pruebas de lo que ha hecho el gobierno: las decisiones, medidas y razones que las justifican.  El "derecho al olvido" de una persona puede convertirse fácilmente en el "derecho a olvidar" del gobierno, y un gobierno que puede olvidar sus acciones puede negarlas y, por lo tanto, pueda obrar con impunidad.  Y es poco probable que un ciudadano que no puede exigir registros exactos del trato que ha recibido de su gobierno, tenga acceso a la justicia o al respeto de sus derechos.

Así que pienso que la protección de datos personales en la Era de la información es un equilibrio delicado. "Delicado" porque requiere gestión diligente y profesional de los registros para garantizar su protección.

Es un problema especial para los Archivos del gobierno.

Debemos participar en este debate público y recordarle a la gente el papel que nos toca desempeñar:

  • preservar los registros para la rendición de cuentas de los gobiernos y para la protección de los derechos y
  • proporcionar acceso público a los registros, pero de forma responsable y mesurada, respetando y protegiendo la privacidad.

Debemos velar por que las personas no se vean atraídas por la idea de "destruir" registros, sino que vean los beneficios de "archivar" registros.

Y finalmente, debemos estar a la altura de la tarea, mantener a nuestro personal capacitado y cualificado profesionalmente para abordar las decisiones complejas necesarias para gestionar la protección de datos en la Era de la información.

Conclusión

El e-gobierno ofrece muchas ventajas.  Es un elemento transformador del funcionamiento de las instituciones del gobierno y de las personas y empresas que aquellas atienden.  Lo que es importante para nosotros es que está alimentado por información y depende totalmente de registros que sean confiables, auténticos, accesibles y utilizables.

Ello impone en todos los organismos la adopción de niveles superiores de gestión de registros e información incluyendo:

  • un marco de toda la organización para la gobernanza de la información, incrustado en la gobernanza corporativa,
  • procedimientos comerciales digitales de principio a fin,
  • registros interoperables que permitan el intercambio y reutilización de la información gubernamental,
  • registros que sean inmunes a la obsolescencia técnica y
  • una actitud que valore la información como activo.

Finalmente, esto impone en los Archivos nacionales una responsabilidad de enfrentarse al reto y hacer su parte.  Después de todo, éste es nuestro campo, nuestra experiencia. Nuestro negocio es la información, el acceso y el futuro.

Debemos participar y hacer lo que podamos para afrontar el problema y entregar soluciones.

Copyright National Archives of Australia 2017